Brandschutz-Dokumentation: Pflichten und Nachweise

Kurz beantwortet: Für den Brandschutz im Betrieb ist die Geschäftsführung verantwortlich: § 13 ArbSchG nennt das vertretungsberechtigte Organ einer juristischen Person ausdrücklich neben dem Arbeitgeber. Belegen müssen Sie vor allem die Gefährdungsbeurteilung mit Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfung (§ 6 ArbSchG, § 3 ArbStättV), die festgelegten Regeln für den Brandfall (ASR A2.2 Nr. 7.1), die Unterweisung aller Beschäftigten vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens einmal jährlich (§ 6 ArbStättV, § 4 DGUV Vorschrift 1), die Ausbildung der Brandschutzhelfer und die Wartung der Feuerlöscher alle zwei Jahre (ASR A2.2 Nr. 7.3 und 7.4.2). Einsehen dürfen diese Unterlagen die Arbeitsschutzbehörde Ihres Landes und die Aufsichtsperson Ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Beim IAAI kostet die Brandschutzhelfer-Ausbildung im Betrieb ab 990 Euro netto, weitere Brandschutz-Leistungen rechnen wir mit 70 bis 120 Euro netto je Stunde ab.

Ein Feuerlöscher an der Wand beweist noch nichts. Bei einer Betriebsbesichtigung und erst recht nach einem Brand zählt, was Sie vorlegen können: die Beurteilung der Brandgefährdung, die Unterweisungsnachweise, die Wartungsbelege. Wie eine Begehung abläuft und wann ein Brandschutzkonzept nötig ist, steht im Beitrag Brandschutzbegehung und Brandschutzkonzept.

Welche Unterlagen gehören zur Brandschutz-Dokumentation?

Die Pflichten verteilen sich auf Arbeitsschutzgesetz, Arbeitsstättenverordnung, die Technischen Regeln ASR A2.2 und A2.3 und die DGUV Vorschrift 1. Fristen stehen in der Tabelle nur, wo die Quelle selbst eine nennt.

Unterlage	Rechtsgrundlage	Frist oder Anlass	Nachweis
Gefährdungsbeurteilung mit Einstufung der Brandgefährdung	§§ 5 und 6 ArbSchG, § 3 ArbStättV, ASR A2.2 Nr. 3.2, 3.3 und 6.1	vor Aufnahme der Tätigkeiten, zu überprüfen bei betrieblichen Änderungen (§ 3 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1)	Gefährdungen, Maßnahmen, Verantwortliche, Termine, Ergebnis der Überprüfung, Datum
Verhaltensregeln im Brandfall, zum Beispiel als Brandschutzordnung nach DIN 14096	ASR A2.2 Nr. 7.1	festlegen und dokumentieren, Aushang nur unter bestimmten Bedingungen	Teil A als Aushang, Teil B ausgelegt oder elektronisch, Teil C gegen Nachweis
Flucht- und Rettungsplan	§ 4 Abs. 4 ArbStättV, ASR A2.3 Abschnitt 10	wenn Lage, Ausdehnung und Art der Benutzung es erfordern	aktueller Plan, an geeigneten Stellen ausgehängt
Unterweisung aller Beschäftigten	§ 12 ArbSchG, § 6 Abs. 3 und 4 ArbStättV, § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1, ASR A2.2 Nr. 7.2	vor Aufnahme der Tätigkeit, danach mindestens einmal jährlich	Nachweis mit Datum, Inhalten, unterweisender Person und Teilnehmenden
Brandschutzhelfer	§ 10 Abs. 2 ArbSchG, § 22 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1, ASR A2.2 Nr. 7.3	in der Regel 5 Prozent der Beschäftigten, Wiederholung bei normaler Brandgefährdung bewährt alle 2 bis 5 Jahre	Liste der Benannten, Ausbildungsnachweise mit Löschübung, Vermerk zur Anhörung des Betriebsrats
Wartung der Feuerlöscher	§ 4 Abs. 3 ArbStättV, ASR A2.2 Nr. 7.4.2	alle zwei Jahre durch Fachkundige, kürzere Herstellerfristen sind zu beachten	Instandhaltungsnachweis am Gerät, dokumentiertes Ergebnis
Brandmelder und weitere Feuerlöscheinrichtungen	§ 4 Abs. 3 ArbStättV, ASR A2.2 Nr. 7.4.1	regelmäßig nach Herstellerangaben	dokumentierte Prüfergebnisse
Evakuierungsübung	§ 4 Abs. 4 ArbStättV, ASR A2.3 Abschnitt 11	regelmäßig, wenn ein Flucht- und Rettungsplan erforderlich ist, bewährt alle 2 bis 5 Jahre	Protokoll mit Datum, Ablauf, Mängeln und Maßnahmen
Unterweisung der Beschäftigten mit Evakuierungsaufgaben	ASR A2.3 Abschnitt 11 Abs. 3	mindestens jährlich	Unterweisungsnachweis
Baugenehmigung mit Auflagen, gegebenenfalls Brandschutzkonzept	Bauordnung Ihres Landes	bei Bau, Umbau und Nutzungsänderung	Genehmigungsunterlagen und die darin verlangten Nachweise

Zu einigen Unterlagen steht keine Frist im Gesetz oder in den Technischen Regeln. Der Flucht- und Rettungsplan muss nach der ASR A2.3 aktuell sein, einen Prüfabstand nennt sie nicht. Für die Brandschutzordnung sieht die DGUV Information 205-001, eine Handlungshilfe der Unfallversicherung, eine Prüfung mindestens alle zwei Jahre durch eine fachkundige Person vor. Ein Protokoll der Evakuierungsübung verlangt die ASR A2.3 nicht ausdrücklich. Weil die Übung zeigt, ob Ihre Maßnahmen wirken, gehört ihr Ergebnis trotzdem zu den Unterlagen nach § 6 ArbSchG. Unabhängig von der Wartung läuft die Druckprüfung der Feuerlöscher nach Anhang 2 Abschnitt 4 Nr. 7.10 BetrSichV.

Wie setzen Sie den Brandschutz Schritt für Schritt um?

Legen Sie fest, wer für den Brandschutz zuständig ist, und übertragen Sie Aufgaben schriftlich.
Stufen Sie in der Gefährdungsbeurteilung jeden Bereich als normal oder erhöht brandgefährdet ein.
Leiten Sie daraus die Maßnahmen ab: Feuerlöscher, Alarmierung, Zahl der Brandschutzhelfer, Verhaltensregeln im Brandfall.
Klären Sie, ob Sie einen Flucht- und Rettungsplan brauchen und ob der vorhandene noch stimmt.
Benennen Sie die Brandschutzhelfer, lassen Sie sie ausbilden und führen Sie eine Liste je Standort und Schicht.
Unterweisen Sie alle Beschäftigten, legen Sie den Nachweis ab und setzen Sie den Termin für das Folgejahr.
Terminieren Sie Wartung und Prüfungen und legen Sie die Ergebnisse ab.
Üben Sie die Evakuierung, begehen Sie den Betrieb und tragen Sie die Ergebnisse in die Gefährdungsbeurteilung zurück.

Wer ist verantwortlich, und wer prüft die Unterlagen?

Die Pflichten treffen den Arbeitgeber. Bei einer GmbH ist nach § 13 Abs. 1 Nr. 2 ArbSchG daneben das vertretungsberechtigte Organ verantwortlich, also die Geschäftsführung. Sie können zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich beauftragen, Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG). Die Gesamtverantwortung behalten Sie nach der DGUV Regel 100-001 trotzdem.

Zwei Stellen kontrollieren. Die Arbeitsschutzbehörde des Landes darf Auskünfte und Unterlagen verlangen, den Betrieb betreten und geschäftliche Unterlagen einsehen (§ 22 Abs. 1 und 2 ArbSchG). Seit dem Kalenderjahr 2026 müssen die Länder jährlich mindestens 5 Prozent der Betriebe besichtigen (§ 21 Abs. 1a ArbSchG). Die Aufsichtspersonen der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse dürfen ebenfalls Unterlagen einsehen und Anordnungen treffen (§ 19 SGB VII).

Ordnungswidrig handelt, wer die Gefährdungsbeurteilung nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig dokumentiert oder Beschäftigte ohne Unterweisung die Arbeit aufnehmen lässt (§ 9 Abs. 1 Nr. 1 und 9 ArbStättV). Der Rahmen reicht bis 5.000 Euro. Bis 30.000 Euro sind möglich, wenn Sie eine vollziehbare Anordnung der Behörde nicht befolgen (§ 25 ArbSchG), bei einer Anordnung der Aufsichtsperson bis 10.000 Euro (§ 209 SGB VII).

Wie dokumentiert man die Gefährdungsbeurteilung für den vorbeugenden Brandschutz?

Die Gefährdungsbeurteilung muss vor Aufnahme der Tätigkeiten dokumentiert sein und angeben, welche Gefährdungen auftreten können und welche Maßnahmen nötig sind (§ 3 Abs. 3 ArbStättV). Sie muss fachkundig erstellt werden, notfalls mit Beratung (§ 3 Abs. 2 ArbStättV). Eine Form ist nicht vorgeschrieben, Papier und elektronische Ablage sind beide zulässig. Die DGUV Regel 100-001 (Ausgabe Juni 2025) nennt als Mindestinhalt die Bewertung der Gefährdungen, die Maßnahmen mit Terminen und Verantwortlichen, das Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung und das Datum der Erstellung oder Aktualisierung.

Für den Brandschutz heißt das:

Teilen Sie die Arbeitsstätte in Bereiche ein, wenn Bauweise oder Nutzung das nahelegen. Die ASR A2.2 lässt unterschiedliche Einstufungen je Teilbereich zu (Nr. 5.2).
Stufen Sie jeden Bereich ein. Normale Brandgefährdung entspricht den Bedingungen einer Büronutzung (Nr. 3.2). Erhöht ist sie zum Beispiel, wenn entzündbare Stoffe vorhanden sind oder geschweißt, getrennt oder gelötet wird (Nr. 3.3). Tabelle 4 der ASR nennt Beispiele wie Küchen, Kfz-Werkstätten, Tischlereien und Speditionslager.
Halten Sie die Maßnahmen fest: Feuerlöscher, Alarmierung, bei erhöhter Brandgefährdung die zusätzlichen Maßnahmen nach Nr. 6.2, die Zahl der Brandschutzhelfer und das Intervall für deren Wiederholungsschulung.
Tragen Sie zu jeder Maßnahme eine verantwortliche Person und einen Termin ein und notieren Sie, wann und mit welchem Ergebnis Sie die Wirksamkeit geprüft haben, etwa nach einer Begehung oder Evakuierungsübung.

Prüfprotokolle und Unterweisungsnachweise müssen Sie nicht in die Gefährdungsbeurteilung kopieren, ein Verweis auf diese mitgeltenden Unterlagen genügt nach der DGUV Regel 100-001. Den Feuerlöscherbedarf je Fläche rechnet der Feuerlöscher-Rechner aus, die Systematik erklärt der Beitrag zur ASR A2.2 nach der 3. Änderung. Das IAAI erstellt Gefährdungsbeurteilungen für alle Arbeitsbereiche.

Welche Pflichten haben kleine Unternehmen beim Brandschutz?

Dieselben, nur in kleinerem Umfang. § 6 ArbSchG verlangt die Unterlagen, die „je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten“ erforderlich sind, und enthält keine Ausnahme für Kleinbetriebe. Ein Büro mit zwölf Beschäftigten auf einer Etage kommt deshalb mit einer kurzen Gefährdungsbeurteilung aus, braucht sie aber.

Die Verhaltensregeln für den Brandfall müssen Sie immer festlegen und dokumentieren, aushängen nur unter den Bedingungen der ASR A2.2 Nr. 7.1 Abs. 2: erhöhte Brandgefährdung, erforderlicher Flucht- und Rettungsplan oder häufig Besucher und Fremdfirmen im Betrieb. Wann Sie einen Plan brauchen, beschreibt der Beitrag Flucht- und Rettungsplan erstellen.

Brandschutzhelfer brauchen auch Kleinbetriebe. Bei zwölf Beschäftigten ergeben 5 Prozent rechnerisch weniger als eine Person. Weil Urlaub, Krankheit und Schichten zu berücksichtigen sind (ASR A2.2 Nr. 7.3 Abs. 3), sollten Sie mindestens zwei ausbilden lassen. Sie dürfen die Aufgabe als Arbeitgeber selbst übernehmen, wenn Sie die nötige Ausbildung und Ausrüstung haben (§ 10 Abs. 2 ArbSchG).

Vom betrieblichen Brandschutz zu trennen ist das Brandschutzkonzept. Es gehört zum Bauordnungsrecht der Länder, betrifft Bauherren und Eigentümer vor allem bei Sonderbauten und wird von bauvorlageberechtigten Fachplanern oder Sachverständigen aufgestellt. Als Mieter erstellen Sie in der Regel kein Konzept, müssen aber die Auflagen aus Baugenehmigung und Konzept kennen und einhalten. Lassen Sie sich vom Vermieter eine Kopie geben.

Welche Anforderungen gelten für die Brandschutzunterweisung?

Alle Beschäftigten werden vor Aufnahme der Tätigkeit unterwiesen, danach mindestens einmal jährlich (§ 6 Abs. 4 ArbStättV, § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1, ASR A2.2 Nr. 7.2). Unverzüglich zu wiederholen ist die Unterweisung, wenn sich Tätigkeiten, Arbeitsorganisation oder Einrichtungen wesentlich ändern und dadurch zusätzliche Gefährdungen entstehen. Sie findet während der Arbeitszeit statt und muss auf den Arbeitsplatz zugeschnitten sein (§ 12 Abs. 1 ArbSchG).

Inhaltlich verlangt § 6 Abs. 3 ArbStättV die Maßnahmen der Brandverhütung und das Verhalten im Brandfall, insbesondere die Nutzung der Fluchtwege und Notausgänge. Nach der ASR A2.3 ist ein vorhandener Flucht- und Rettungsplan einzubeziehen, eine Begehung der Fluchtwege soll die Unterweisung unterstützen.

Die Unterweisung muss dokumentiert werden (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1). Eine bestimmte Form oder eine Unterschrift schreibt die Vorschrift nicht vor. Die DGUV Regel 100-001 weist aber darauf hin, dass die Unterschrift der Unterwiesenen den Nachweis erleichtert. Ihr Muster enthält Arbeitsbereich, unterweisende Person, Datum, Art der Unterweisung, Inhalte sowie Namen und Unterschriften der Teilnehmenden. Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte können beraten und mitwirken, die Verantwortung bleibt beim Unternehmen und seinen Führungskräften. Welche weiteren Themen in Ihren Jahresplan gehören, steht auf der Seite Unterweisungen.

Was gilt für Brandschutzhelfer: Anzahl, Ausbildung, Auffrischung?

Die Zahl ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung. 5 Prozent der Beschäftigten sind in der Regel ausreichend, bei erhöhter Brandgefährdung oder vielen anwesenden Personen können es mehr sein (ASR A2.2 Nr. 7.3). Den Bedarf je Standort ermittelt der Brandschutzhelfer-Rechner. Vor der Benennung hören Sie den Betriebs- oder Personalrat an (§ 10 Abs. 2 ArbSchG).

Die Ausbildung muss fachkundig sein und eine praktische Löschübung enthalten (ASR A2.2 Nr. 7.3 Abs. 4 und 5). Die DGUV Information 205-023 setzt für die Theorie mindestens zwei Unterrichtseinheiten von je 45 Minuten an und für die Praxis erfahrungsgemäß 5 bis 10 Minuten je Teilnehmenden. Abgeschlossen ist die Ausbildung erst mit der Einweisung in den eigenen Zuständigkeitsbereich im Betrieb.

Eine feste Frist für die Auffrischung gibt es nicht. Nach der ASR A2.2 hat es sich bei normaler Brandgefährdung bewährt, Unterweisung und Übung alle 2 bis 5 Jahre zu wiederholen. Das Intervall legen Sie in der Gefährdungsbeurteilung fest. Die DGUV Information 205-023 (Fassung November 2019) nennt noch 3 bis 5 Jahre und verlangt eine frühere Wiederholung bei wesentlichen betrieblichen Änderungen. Zu den Akten gehören die Liste der Benannten und die Teilnahmebestätigungen.

Was gehört zu einer Brandschutzbegehung, und was halten Sie fest?

Bei der Begehung prüft eine fachkundige Person Fluchtwege, Feuerlöscher, Brandschutztüren und Lagerung und gleicht die Unterlagen mit der Wirklichkeit ab: Hängt der Plan noch richtig, stimmt die Liste der Brandschutzhelfer, ist der Instandhaltungsnachweis am Löscher jünger als zwei Jahre? Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit begeht die Arbeitsstätten in regelmäßigen Abständen, teilt Mängel mit und schlägt Maßnahmen vor (§ 6 Nr. 3 ASiG).

Ins Protokoll gehören je Mangel der Ort, die verantwortliche Person, die Frist und später das Datum der Erledigung, denn festgestellte Mängel müssen Sie unverzüglich beseitigen lassen (§ 4 Abs. 1 ArbStättV). Ablauf und Checkliste finden Sie im Beitrag zur Brandschutzbegehung. Das IAAI führt Begehungen bundesweit durch. Über das Angebotsformular erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden einen konkreten Vorschlag mit Leistungen, Ansprechpartner und Preis.

Geht die Brandschutzunterweisung digital?

Der Wissensteil ja. Die DGUV Regel 100-001 rechnet mit elektronischen Hilfsmitteln und verlangt für jede Unterweisung dasselbe: Die Inhalte müssen auf Arbeitsplatz und Tätigkeit zugeschnitten sein, die Verantwortlichen müssen sich davon überzeugen, dass sie verstanden wurden, und Rückfragen an die Unterweisenden müssen möglich sein. Unterlagen nur zum Selbststudium zu übergeben, reicht nicht. Bei elektronischen Hilfsmitteln kann es nötig sein, einzelne Abläufe zusätzlich praktisch zu vermitteln.

Praktisch geübt oder vor Ort gezeigt wird:

die Löschübung der Brandschutzhelfer mit Feuerlöscheinrichtungen (ASR A2.2 Nr. 7.3 Abs. 5, § 22 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1),
die Evakuierungsübung, wenn ein Flucht- und Rettungsplan erforderlich ist,
die Begehung der Fluchtwege, die die jährliche Unterweisung unterstützen soll,
was sich nur im Betrieb zeigen lässt: wo die Feuerlöscher hängen, wie alarmiert wird, wo die Sammelstelle liegt.

Mit der IAAI Academy weisen Sie Unterweisungen digital zu. Das System dokumentiert jeden Abschluss mit Zeitstempel, Testergebnis und digitalem Nachweis, und Teilnehmende können Fragen zu den Inhalten stellen.

Wie lange müssen Sie die Nachweise aufbewahren?

Eine Aufbewahrungsfrist nennen weder das Arbeitsschutzgesetz noch die Arbeitsstättenverordnung, die DGUV Vorschrift 1 oder die DGUV Regel 100-001. In der DGUV Information 205-001 trägt ein Musternachweis für eine Unterweisung den Vermerk, er sei mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wir raten zu deutlich mehr: Nach einem Brand oder Unfall müssen Sie belegen können, wer wann unterwiesen und ausgebildet war, und das kann Jahre zurückliegen. Heben Sie auch ältere Fassungen der Gefährdungsbeurteilung auf. Der Zugriff muss für die verantwortlichen Personen jederzeit möglich sein. Ein Ordner, den nur eine Person findet, erfüllt das nicht.

So unterstützt das IAAI Sie bei Brandschutz und Dokumentation

Die IAAI Arbeitssicherheit GmbH organisiert den betrieblichen Brandschutz bundesweit: Begehung und Bestandsaufnahme, Brandschutzordnung nach DIN 14096, Flucht- und Rettungspläne, Brandschutzhelfer-Ausbildung mit Theorie und praktischer Löschübung in Ihrem Betrieb, die jährliche Brandschutzunterweisung mit schriftlicher Dokumentation, Evakuierungsübungen und auf Wunsch einen externen Brandschutzbeauftragten. Sie erhalten die Nachweise und Unterlagen, und fällige Auffrischungen und Prüfungen behalten wir im Fristenmanagement im Blick. Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen finden Sie im Kundenportal.

Die Brandschutzhelfer-Ausbildung im Betrieb kostet ab 990 Euro netto, weitere Leistungen rechnen wir nach Aufwand mit 70 bis 120 Euro netto je Stunde ab. Einzelheiten stehen auf der Seite Brandschutz. Nennen Sie uns Mitarbeiterzahl, Standorte und vorhandene Unterlagen, dann erhalten Sie binnen 24 Stunden einen konkreten Vorschlag: Angebot anfordern.

Häufige Fragen zur Brandschutz-Dokumentation

Welche Brandschutz-Unterlagen darf die Behörde verlangen?

Alle, die sie für ihre Überwachung braucht (§ 22 Abs. 1 ArbSchG). Im Brandschutz sind das vor allem die Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Regeln für den Brandfall, die Unterweisungsnachweise, die Liste und die Ausbildungsnachweise der Brandschutzhelfer, die Prüfergebnisse der Feuerlöscher und ein erforderlicher Flucht- und Rettungsplan.

Muss die Brandschutzunterweisung unterschrieben werden?

Die DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass die Unterweisung dokumentiert wird, schreibt aber weder eine Form noch eine Unterschrift vor. Die DGUV Regel 100-001 weist darauf hin, dass die Unterschrift der Unterwiesenen den Nachweis erleichtert. Bei digitalen Unterweisungen kann ein Abschlussnachweis mit Zeitstempel diese Aufgabe übernehmen.

Braucht ein kleines Büro eine Brandschutzordnung?

Die Regeln für den Brandfall müssen Sie in jedem Betrieb festlegen und dokumentieren (ASR A2.2 Nr. 7.1). Aushängen müssen Sie sie nur bei erhöhter Brandgefährdung, bei erforderlichem Flucht- und Rettungsplan oder wenn häufig Besucher oder Fremdfirmen im Haus sind. Die Brandschutzordnung nach DIN 14096 ist dafür ein mögliches Format.

Reicht eine Online-Unterweisung zum Brandschutz aus?

Für den Wissensteil ja, wenn die Inhalte zum Arbeitsplatz passen, das Verständnis geprüft wird und Rückfragen möglich sind (DGUV Regel 100-001). Die Löschübung der Brandschutzhelfer und die Evakuierungsübung lassen sich nicht digital ersetzen.

Wie lange muss ich Unterweisungsnachweise aufbewahren?

Arbeitsschutzgesetz, Arbeitsstättenverordnung und DGUV Vorschrift 1 nennen keine Frist. Ein Muster in der DGUV Information 205-001 nennt mindestens zwei Jahre. Wir empfehlen, die Nachweise deutlich länger aufzubewahren, weil Sie nach einem Schadensfall auch weit zurückliegende Unterweisungen belegen müssen.

Brandschutz-Dokumentation: Unterlagen, Fristen und Nachweise für die Geschäftsführung